Como estruturamos o Onboarding em Design no Grupo SBF

Sabemos que o momento de chegada na empresa é fundamental para que as novas pessoas colaboradoras se integrem à organização, entendam sua cultura, processos e reconheçam seu papel dentro da empresa. Mas, como construir um processo de onboarding estruturado, intencional e que atenda às necessidades das pessoas designers?

O começo de tudo

Começar em um novo emprego apesar de empolgante, traz consigo uma parcela de ansiedade e infinitas dúvidas: será que vou conseguir atender as expectativas do time? vou conseguir me entender na estrutura da empresa? o que esperam de mim nessa primeira semana?

Em outubro de 2022 iniciei como Design Ops no Grupo SBF e essas eram apenas algumas das várias dúvidas que surgiram no momento que recebi a carta proposta. Mesmo antes de atuar em Design Ops, já tinha o olhar atento para processos e oportunidades de melhoria.

Então, na minha chegada a um novo time isso não poderia ser diferente: do final do processo de admissão até o início oficial no novo cargo, identifiquei vários pontos de fricção na experiência que me fizeram questionar se o que estava acontecendo era uma "falha" pontual no meu ciclo de integração ou uma falha de processo, entendendo que:

Se um erro acontece uma vez é um erro, se acontece duas vezes pode ser um gap no processo, mas quando se torna recorrente, todo o processo precisa ser revisto.

Então, após compartilhar com minha Design Manager os pontos de dor e de oportunidade identificados até então, entendemos que a reestruturação do onboarding deveria ser a prioridade naquele momento. E assim, comecei a analisar o processo de integração em detalhes.

imagem: board no miro com estudo sobre o processo de onboarding, contendo gaps mapeados, processo AS IS e benchmarking

Construindo o novo onboarding do Grupo SBF

1. apagando incêndios

O primeiro passo foi conversar com designers que haviam entrado no time nos últimos dois trimestres, separando os tópicos relatados em pontos de dor, pontos positivos e oportunidades de melhoria. Assim, identifiquei alguns atritos recorrentes na jornada, como problemas de acesso, falta de um cronograma de acompanhamento de atividades e informações insuficientes.

Munida das informações obtidas nas entrevistas, construí um mapa da jornada da pessoa designer no Grupo, pontuando os gaps no processo, indicando as pessoas responsáveis por cada etapa e definindo soluções em dois níveis: soluções reais, que resolvem a raiz do problema e soluções possíveis, que mitigam os gaps caso a raiz do problema esteja fora do escopo de Design.

2. a jornada ideal

nota: apesar do subtítulo sensacionalista, de cara já preciso dizer que não, não existe uma única jornada ideal então, é possível que o que construímos aqui não se aplique a sua empresa ou ao seu time.

Passado o primeiro momento de resolução de problemas urgentes, iniciei a construção do nosso processo de onboarding ideal, definindo os objetivos do onboarding, formato e mapeando as informações necessárias para uma integração bem sucedida ao time de design.

Segundo especialistas, 90 dias é o tempo mínimo necessário para novos colaboradores se acostumarem a suas funções, entenderem suas responsabilidades e adquirirem o conhecimento e habilidades necessárias para ser bem sucedido dentro da empresa. Além disso, pesquisas indicam que funcionários de empresas com programas de onboarding mais longos obtêm proficiência total 34% mais rápido do que aqueles com programas mais curtos.

Por isso, o Onboarding foi construído enquanto um plano de 30/60/90 dias, com objetivos gerais e específicos para cada etapa. Os primeiros 30 dias são focados na ambientação do colaborador à empresa, ao time e as funções que ela irá desempenhar; os 30 dias seguintes tem como objetivo o foco nas complexidades da sua função e na execução de suas tarefas principais; por fim, nos 30 dias finais, é o momento em que o designer se apropria dos processos e ferramentas, passando a assumir maiores responsabilidades e sendo capaz de lidar com situações diversas no dia a dia.

Com os objetivos definidos, chegou o momento de definir quais e que conteúdos seriam repassados em cada etapa da jornada. Para isso, utilizamos o framework dos 5 C's do Onboarding, que elenca 5 aspectos essenciais para a construção de um programa de onboarding eficaz:

• Compliance (C1): são as tarefas obrigatórias de integração necessárias para todos os novos funcionários. Nesta etapa, estão o preenchimento de formulário de admissão, envio de documentação e recebimento de equipamentos de trabalho.

• Clareza (C2): foca em quão bem os novos contratados entendem suas funções e expectativas de desempenho. Nesta etapa, é preciso garantir que a pessoa que está chegando saiba qual é o seu papel dentro do seu time e, principalmente, saiba como desempenhá-lo.

• Cultura (C3): está relacionada ao entendimento dos contratados acerca das normas, valores, histórias e símbolos de sua nova organização. Nesta etapa, o colaborador deve entender sobre a cultura organizacional, missão, valores e objetivos.

• Conexão (C4): quando os novos funcionários se sentem conectados aos colegas e reconhecidos no trabalho, eles se sentem seguros, por isso, esta etapa, é focada na construção de relacionamentos com os colegas de trabalho. Uma pesquisa da Microsoft constatou que "se os novos contratados se sentirem sozinhos e isolados nos primeiros dias, pode ser difícil se recuperar deste sentimento."

• Confiança (C5): refere-se aos sentimentos dos funcionários sobre fazer bem o trabalho e sua competência para enfrentar novos desafios. É mais sobre criar um ambiente acolhedor e dar as bases necessárias para que a pessoa comece a caminhar sozinha.

board com a jornada da primeira semana de Onboarding, nele se encontra as pessoas responsáveis por cada atividade, réguas de comunicação e materiais de apoio.

Com a jornada destrinchada, ficou mais fácil mapear documentações e materiais de apoio que seriam necessários ao longo da integração, atualizando os já existentes e construindo os faltantes.

Hoje, nosso onboarding conta com diversos materiais de apoio. Alguns deles são: Guia de Orientação da Pessoa Buddy, PPT de apresentação das Gerências, Guia de Agendas e Ferramentas, Guia de Bolso do Onboarding (board no Miro exclusivo para a pessoa designer que está entrando), vídeo tutorial de documentação no Figma, dentre outros.

Lições do processo

• Conteúdo é sempre a base. No processo de criação de um onboarding, é importante pensar nas diferentes etapas que o novo colaborador passará, desde o processo de admissão até a integração com a equipe. É preciso definir quais informações serão repassadas em cada etapa, quem será responsável por cada atividade e qual a melhor forma de transmitir essas informações.

• Precisamos entender o onboarding não só como processo, mas como produto. Um bom onboarding também deve contar com um feedback constante do novo colaborador, para que a empresa possa ajustar o processo e melhorar a experiência de integração para futuros colaboradores. O onboarding deve ser visto como um processo contínuo, que evolui e se adapta às necessidades das pessoas designers.
  

Atuar com Design Ops é atuar colaborativamente sempre

A reestruturação do onboarding foi o primeiríssimo projeto que fiz no Grupo SBF, sendo assim, minha primeira entrega. Então, enquanto eu passava pelo meu período de integração, construía o processo das pessoas que viriam depois de mim. Por isso, ao mesmo tempo que precisava definir quais eram os conteúdos necessários para serem repassados no onboarding, não tive acesso a esses conteúdos… e que bom que foi assim!

Não conhecer o contexto me fez construir esta iniciativa a muitas mãos e acredito que em Design Ops, esta é a única forma de construção possível. Afinal, eu individualmente, não conseguiria construir um processo que atendesse as necessidades de pessoas designers em papéis e atuações diferentes das minhas. Da mesma forma que uma pessoa UXR, PD ou líder, também não conseguiria. Olhar a perspectiva de diferentes pessoas é essencial se queremos propor melhorias para um time diverso.