iDrive: eficiência em governança de insights
na Saúde iD

Contexto

Num ambiente de trabalho dinâmico e complexo, como o de startups, a capacidade de identificar oportunidades de melhoria e agir de forma proativa é fundamental, e este foi o cenário em que me encontrei na Saúde iD.

Embora minha função inicial fosse como pesquisadora, no dia a dia de trabalho, percebi a necessidade de implementar algumas melhorias operacionais que beneficiariam toda a equipe. Esta percepção me levou a assumir algumas frentes de ResearchOps, com o objetivo de otimizar nossos processos e tornar nosso trabalho mais eficiente.

Uma dessas melhorias foi a implementação do iDrive, uma iniciativa que transformou a maneira como armazenamos e acessamos nossos arquivos de pesquisa.

O Desafio do G-Suite na Documentação de Pesquisas

No contexto de utilização do G-suite, todos os arquivos gerados durante as nossas pesquisas, incluindo planilhas, documentos com roteiros e formulários, são armazenados no Google Drive e centralizados na plataforma Notion. Neste sistema, usávamos pastas compartilhadas onde todos os arquivos eram acessíveis para aqueles adicionados à pasta. No entanto, a propriedade do arquivo permanecia sendo da pessoa que o criou, o que se mostrou problemático em certas situações.

Em uma ocasião específica, ao procurar os resultados de uma pesquisa antiga, que tinha sido conduzida por uma pessoa pesquisadora que já havia deixado a empresa, descobri que os arquivos que estavam vinculados no antigo Repositório de Design não existiam mais. Eles foram excluídos junto com a conta da researcher responsável, tornando o acesso a essas informações impossível.

Diante deste cenário, ficou claro que precisávamos não apenas otimizar e organizar os arquivos, mas dar um passo além. Era essencial melhorar o processo de documentação dos insumos e resultados de nossas pesquisas. Para isso, decidi explorar as ferramentas já usadas pela equipe de Design — Notion, Figma e G-suite — para encontrar a melhor maneira de preservar os arquivos e histórico das iniciativas, mesmo após a saída da pessoa responsável.

Migrando de pastas para drives

Ao comunicar para a minha liderança nossa problemática de governança e solução possível para a nossa realidade, decidimos iniciar a migração das pastas compartilhadas para os Drives Compartilhados.

Nesses drives, qualquer arquivo adicionado deixa de pertencer à pessoa que o criou e passa a ser propriedade do domínio - no nosso caso, a Saúde iD. Isso garante que os arquivos se mantenham disponíveis, mesmo se o colaborador que os criou deixar a empresa.

Para auxiliar na transição para este novo sistema, construí um guia com algumas informações sobre organização de pastas e taxonomia. O objetivo era facilitar a busca de documentos e arquivos no drive, tornando o processo mais intuitivo e eficiente.

Após validação com o Head de Design, o drive e o guia foram apresentados a todo o time de Design em um dos nossos rituais e comunicado para toda a empresa por meio do Research News — boletim quinzenal do time de Pesquisa.

A implementação começou no início do sprint seguinte, dando tempo para todos os membros da equipe transferirem seus arquivos de seus drives pessoais e/ou pastas compartilhadas para o iDrive.

✹ Em um exemplo prático da eficácia deste novo sistema, graças ao iDrive, todas as pesquisas que estavam em andamento puderam continuar exatamente de onde pararam, mesmo após um layoff que desligou metade do time de Design.

Como todos os arquivos estavam armazenados corretamente, a desativação das contas de várias pessoas da equipe não afetou a disponibilidade dos arquivos, eles permaneceram acessíveis para todos, garantindo a continuidade do nosso trabalho.